Die Auftragssachbearbeitung und ihre Aufgaben

In der Auftragssachbearbeitung von etimark laufen die Daten der Kunden und die Daten der Artikel mit ihren Preisen oder ggf. Rabatten zusammen. Mit diesen Informationen erfassen die Mitarbeiter verschiedene Aufträge von Kunden. Wie die Erfassung und Abwicklung eines solchen Auftrags abläuft, erfährt man in dem folgenden Artikel.

Bearbeitung der Aufträge in der EtikettenproduktionDie Bestellungen der Kunden gehen per E-Mail, per Fax oder per Telefon ein. Wenn die Kunden die gewünschten Artikel zum gegebenen Preis abnehmen möchten, bearbeitet dies sofort die Auftragssachbearbeitung. Wenn jedoch ein Angebot zu dem gewünschten Artikel benötigt wird, wird die Anfrage weiter gereicht in den Vertrieb.

Die gewünschten Bestellungen zum gegebenen Preis werden in der Auftragssachbearbeitung sofort in das System eingegeben. Es ist zu beachten, ob spezielle Informationen zum Kunden in unserem System hinterlegt sind, das können z.B. eine separate Lieferadresse oder Informationen über Rahmenverträge sein. Wenn man dies geprüft hat, muss man nachsehen ob der gewünschte Artikel auf Lager ist, bestellt oder nachproduziert werden muss. Wenn der Artikel auf Lager ist, kann man ihn sofort oder zum Wunschtermin des Kunden versenden. Muss er bestellt werden, bekommt der Einkauf automatisch vom System eine Bestellanforderung. Anhand der eingetragenen Lieferzeit des Artikels, kann man dem Kunden seinen Liefertermin bestätigen und die Ware versenden, sobald diese hier eingetroffen ist.

Falls der Auftrag jedoch produziert werden muss, wird in der Auftragssachbearbeitung, zusätzlich noch ein Fertigungsauftrag für die Produktion im System erstellt. Dieser enthält alle Daten zu dem Auftrag und das System berechnet, wann die Produktion starten kann. Das Start- und Enddatum kann man jedoch auch manuell ändern, wenn der Wunsch-Liefertermin des Kunden zu einem späteren Zeitpunkt sein sollte. Sobald der gewünschte Artikel produziert worden ist, wird dieser dann an den Kunden versendet.

Bei etimark gibt es auch sog. Lagerartikel. Diese sind immer im Lager vorhanden und müssen bei Erreichen einer bestimmten Mindestmenge neu produziert werden. Zu diesem Zweck ziehen sich die Kollegen in der Auftragsbearbeitung eine Liste aus dem System, welche alle Lagerartikel, ihre aktuellen Bestände und Mindestbestände enthält. Außerdem kann man auf diesen Listen erkennen, ob schon ein Auftrag zu den Artikeln vorliegt oder die Ware schon produziert wird. Anhand dieser Daten, kann man dann entscheiden, welche Lagerartikel man nachproduzieren lassen muss.

Die Auftragssachbearbeitung ist die Abteilung mit dem meisten Kundenkontakt. Hier gehen sehr viele Kundenanrufe ein, z.B. mit Fragen zum Produkt oder zur Lieferung, und wie gesagt die Bestellungen. Aus dem System heraus kann man nachvollziehen, ob die gewünschte Ware schon produziert ist oder nicht, oder ob diese sogar schon versendet wurde. Bei Fragen des Kunden, kann man also eine präzise Antwort geben. Auch im Fall von Problemen ist die Auftragssachbearbeitung die erste Anlaufstelle und versucht stets die beste Lösung für den Kunden zu finden.

In dieser Abteilung hat man also sehr viel Kundenkontakt und vielfältige Aufgaben. Bei allen Fragen rund um eine Bestellung ist die Auftragssachbearbeitung dafür da, dem Kunden schnellstmöglich weiter zu helfen.

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