Die Auftragssachbearbeitung und ihre Aufgaben
Für die Erfassung von Kundenbestellungen ist die Auftragssachbearbeitung zuständig. Die Bestellungen treffen hier entweder direkt ein oder werden durch den Vertriebsinnen- oder Außendienst an die Kollegen in der Auftragssachbearbeitung übergeben. Die zuständigen Mitarbeiter erfassen dann die jeweiligen Aufträge im ERP-System und generieren Fertigungsaufträge oder Warenausgänge. Wie die Erfassung und Abwicklung eines solchen Auftrags im Detailabläuft abläuft, erfahren Sie in dem folgenden Artikel.
Was passiert mit den Bestellungen in der Auftragssachbearbeitung?
Die Bestellungen der Kunden gehen per E-Mail, per Fax oder per Telefon ein. Wenn die Kunden die gewünschten Artikel zum gegebenen Preis abnehmen möchten, bearbeitet die Auftragssachbearbeitung dies sofort. Wenn jedoch ein Angebot zu dem gewünschten Artikel benötigt wird, wird die Anfrage in den Vertrieb weitergereicht.
Kundeninformationen
Die Auftragsbearbeitung gibt die Bestellungen des Kunden in das System ein. Dabei ist zu beachten, ob alle Informationen zum Kunden im System hinterlegt sind, das können z.B. eine separate Lieferadresse oder Informationen über Rahmenverträge sein. Sind keine oder unvollständige Informationen zum Kunden vorhanden, werden diese durch die Auftragssachbearbeitung eingeholt oder recherchiert und der Kunde neu angelegt.
Kommunikation zwischen Einkauf, Lager und der Auftragssachbearbeitung
Wenn die Auftragssachbearbeitung die Informationen zum Kunden geprüft hat, muss diese nachsehen, ob der gewünschte Artikel auf Lager ist, bestellt oder nachproduziert werden muss, dies erfolgt normalerweise über das ERP-System. Wenn der Artikel auf Lager ist, kann man ihn sofort oder zum Wunschtermin des Kunden versenden. Muss er bestellt werden, bekommt der Einkauf automatisch vom System eine Bestellanforderung. Anhand der eingetragenen Lieferzeit des Artikels, kann die Auftragssachbearbeitung dem Kunden seinen Liefertermin bestätigen und das Lager kann die Ware versenden, sobald diese eingetroffen ist.
Wann muss die Auftragssachbearbeitung für einen erfassten Auftrag ein Fertigungsauftrag in der Produktion erstellen?
Wenn ein kundenspezifischer Etikettenartikel bestellt wird, muss dieser aus einer vorab durch den Vertrieb erstellte Kalkulation durch die Auftragssachbearbeitung angelegt werden. In diesem Artikel werden alle relevanten Details, wie z.B. Etiketten je Rolle, Vordruckangaben, Packungsvorgaben etc. angegeben. Vorerst wird dem Kunden, anhand der wöchentlichen zur Verfügung gestellten Maschinenauslastung, der Liefertermin bestätigt. Hier erfolgt ein Hinweis, dass nach Klärung der Materialverfügbarkeit evtl. eine Anpassung erfolgt. Wurde der Auftrag erfasst, bekommt die Produktionsplanung diesen Artikel automatisch über das ERP-System auf den Planungsvorschlag. Wenn alle Komponenten für den Artikel vorhanden sind, meldet die Produktion den endgültigen Termin an die Auftragssachbearbeitung zurück. Weicht dieser von dem vorher bestätigten Liefertermin ab, bekommt Kunde den neuen Liefertermin nochmals bestätigt.
Die Auftragssachbearbeitung im Umgang mit Lagerartikeln
Bei etimark gibt es auch sogenannte Lagerartikel. Diese sind immer im Lager vorhanden und müssen bei Erreichen einer bestimmten Mindestmenge neu produziert werden (Make-to-Stock Prinzip), dadurch sind diese ohne Verzögerungen durch Neufertigung sofort lieferbereit. Zu diesem Zweck ziehen sich die Kollegen in der Auftragssachbearbeitung eine Liste aus dem System, welche alle Lagerartikel, ihre aktuellen Bestände und Mindestbestände enthält. Außerdem kann man auf diesen Listen erkennen, ob schon ein Auftrag zu den Artikeln vorliegt oder die Ware schon produziert wird. Anhand dieser Daten kann man dann entscheiden, welche Lagerartikel man nachproduzieren lassen muss.
Umgang mit Kunden in der Auftragssachbearbeitung
Die Auftragssachbearbeitung ist eine der Abteilung mit dem meisten Kundenkontakt. Hier gehen nicht nur viele Kundenanrufe ein, z.B. mit Fragen zum Produkt oder zur Lieferung, sondern auch die bereits erwähnten Bestellungen. Aus dem System heraus kann die Auftragssachbearbeitung nachvollziehen, ob die gewünschte Ware noch produziert werden muss, schon produziert wurde oder bereits versendet wurde. Bei Fragen des Kunden, kann man also eine präzise Antwort geben. Auch im Fall von Problemen ist die Auftragssachbearbeitung die erste Anlaufstelle und versucht stets die beste Lösung für den Kunden zu finden.
Fazit
Die Auftragssachbearbeitung hat sehr viel Kundenkontakt und vielfältige Aufgaben rund um die Bestellungen - von deren Fertigung bis hin zur Auslieferung. Bei allen Fragen rund um eine Bestellung ist die Auftragssachbearbeitung dafür da, dem Kunden schnellstmöglich weiterzuhelfen. Sie steht in stetigem Austausch mit dem Vertrieb, dem Einkauf, der Produktion und dem Lager.