Die Abteilung Einkauf – Sicherstellung eines reibungslosen Produktionsablaufs
In meiner Ausbildung bei etimark lerne ich zurzeit die Abteilung Einkauf kennen. Welche Aufgaben hat diese Abteilung und was muss eigentlich alles für das Unternehmen bestellt werden? In diesem Artikel erkläre ich Ihnen die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten der Abteilung Einkauf.Der Einkauf kümmert sich hauptsächlich um den Beschaffungsprozess. Das heißt er stellt die Versorgung der Waren sicher, so dass ein möglichst reibungsloser Produktionsablauf stattfinden kann. Hierfür muss die benötigte Ware in der richtigen Menge, Zeit und Qualität vor Ort sein.
Bestellverfahren
Bestellungen von Lagerware werden entweder nach einer bestimmten Zeit (Bestellrhythmusverfahren) ausgelöst oder dann, wenn eine bestimmte Anzahl der Lagerware erreicht wird (Bestellpunktverfahren). In unserem Warenwirtschaftssystem wird bei den einzelnen Artikeln festgelegt, ob es eine Lagerware ist oder nicht. Bei Lagerware ist der Minimalbestand und die Bestellmenge vordefiniert. Wird der Minimalbestand erreicht, wird automatisch durch das Warenwirtschaftssystem bestellt. Somit ist ein gut gefülltes Lager garantiert und der Vertrieb kann jederzeit auf die gängigsten Waren zugreifen.
Wenn Waren für einen Auftrag benötigt werden, die nicht im Lager vorhanden sind wird die Menge ebenfalls durch unser Warenwirtschaftssystem erfasst und die Abteilung Einkauf erhält diese Bestellung als Vorschlag. Handelswaren, Rohmaterialien und Hilfsstoffe werden hier jeden Tag bestellt.
Auftragsbestätigung
Wenn die Bestellung abgeschickt wurde, wartet der Einkauf auf die Auftragsbestätigung. Ist diese angekommen kontrolliert der Einkauf die Posten und Preise auf ihre Richtigkeit. Ist die Auftragsbestätigung allerdings nach 24 Stunden noch nicht eingetroffen, wird bei dem Lieferanten angerufen und nachgefragt, ob sie die Bestellung erhalten haben und wann eine Bestätigung kommt. Auch wenn die Lieferung nicht an dem, auf der Auftragsbestätigung, angegebenem Lieferdatum eingetroffen ist wird nachtelefoniert. Das ist wichtig, denn dadurch wird sichergestellt, dass keine Lieferung vergessen wurde.
Wie behält man bei den ganzen Bestellungen den Überblick? Welche Auftragsbestätigungen und Lieferungen fehlen noch? Morgens werden Listen gezogen, die in unserem Warenwirtschaftssystem zu finden sind. Anhand dieser Listen erhält die Abteilung Einkauf die nötigen Informationen über den offenen Bestellbestand.
Lieferantenauswahl
Eine weitere Aufgabe der Abteilung Einkauf ist es bei Bestellungen, wenn möglich, Preisvorteile (Staffelpreise, Rabatte usw.) auszunutzen und somit die benötigte Ware zu dem bestmöglichsten Preis zu bekommen.
Unsere Lieferanten sind bereits sorgfältig ausgewählt worden und die Abteilung bestellt bestimmte Waren immer bei demselben Lieferant. Es werden auch Rahmenaufträge mit diesen abgeschlossen. Dennoch muss die Zuverlässigkeit des Lieferanten ständig überprüft werden und nach neuen Angeboten geschaut werden bzw. mit einem guten Verhandlungsgeschick die Preise zu mindern oder gute Preisvorteile zu erhalten.
Um alle Bestellungen griffbereit zu haben werden Bestellungen mit den dazugehörigen Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen abgelegt. Die Ablage spielt somit auch eine wichtige Rolle in einer organisierten Einkaufsabteilung.
Die Abteilung Einkauf ist also die erste Anlaufstation der Mitarbeiter, wenn etwas im Unternehmen fehlt. Vor allem die Mitarbeiter, die sich um die Produktion kümmern steuern diese Abteilung jeden Tag an (bzw. geben die benötigten Waren im Warenwirtschaftssystem ein), denn je nach neuen Aufträgen braucht man neue / andere Materialien und Werkzeuge.
Neben den Bestellungen und deren Kontrolle hat die Abteilung Einkauf noch viele andere Aufgaben rund um das Thema Organisation.